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Universidad Nacional de la Patagonia San Juan Bosco
Secretaria General
19 de Junio de 2021

La UNPSJB avanza hacia la Transformación Digital de Trámites y Procedimientos

Con gran beneplácito la UNPSJB ha recibido las Felicitaciones del SIU (Sistema de Información Universitaria) por la implementación del Expediente Electrónico Integrado con SUDOCU y Araí Documentos.

La UNPSJB avanza hacia la Transformación Digital de Trámites y Procedimientos

En un trabajo conjunto entre la Dirección General de Despacho y la Dirección General de Planeamiento; en particular, su Dirección de Informática han logrado poner en producción el sistema SUDOCU (Sistema Único Documental).

El SUDOCU, integra múltiples fuentes de datos tales como las bases de SIU-Guaraní (estudiantes y docentes): SIU-Mapuche (docentes, no docentes, autoridades); SIU-Pilagá (Económico-Financiero) y SIU-Diaguita (Compras, Patrimonio); permite crear y gestionar documentos digitales, hacer un seguimiento de los mismos y diagramar circuitos ahorrando en mantenimiento y papel.

Este sistema reemplazará en el corto plazo al sistema de gestión documental que se está utilizando actualmente en la UNPSJB, que es el COMDOCII, sistema que no posibilita la gestión de expedientes electrónicos.

Era imprescindible seguir la tendencia que se está dando en todas las organizaciones que implica no solo a la digitalización de documentación con el fin de despapelizar la gestión administrativa, sino también la utilización de la firma digital en la totalidad de los documentos, expedientes, actos administrativos y procedimientos en general.

Para llegar a esta implementación primero debieron realizarse varias acciones, entre ellas, constituir a la UNPSJB como Autoridad de Registro de la Plataforma AC-ONTI para el otorgamiento de firma digital mediante un dispositivo criptográfico (token) y en este 2021 lograr ser también Autoridad de Registro de AC-Modernización Plataforma de Firma Digital Remota (PFDR) que posibilita el otorgamiento de firma digital por software sin necesidad de token.

Estas acciones fueron avaladas por la Resolución C.S. N° 047/20 donde también se expresa que los documentos electrónicos firmados digitalmente tienen actualmente la misma eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel en los términos del artículo 293 y concordantes del Código Civil y Comercial de la Nación.

Además, si algún documento que estuviera en soporte papel y debiera ser incorporado al expediente electrónico tiene que ser digitalizado conforme a lo establecido en el Decreto N° 1131/2016.

También es necesario mencionar que la Dirección de Informática ha realizado previamente la instalación del Portal HUARPE que hoy permite que todos los agentes (autoridades, docentes y nodocentes) puedan visualizar y descargar sus recibos de haberes, pero que a futuro será la puerta de acceso mediante un login centralizado a lo que el SIU ha denominado el Ecosistema ARAÍ donde los agentes podrán autogestionar recursos y servicios.

Para clarificar esta afirmación, puede ponerse como ejemplo que en un plazo mediato el SIU-GUARANI estará integrado al Ecosistema y por lo tanto los docentes podrán completar las notas de las Actas de Examen y luego validar con su firma digital dichas Actas que aparecerán en ARAÍ-Documentos.

Se ha puesto en producción el sistema SUDOCU luego que el equipo de trabajo realizara relevamiento y análisis de circuitos de gestión documental; incorporara actores relacionados con el manejo de Resoluciones, Ordenanzas y Expedientes; capacitación presencial de agentes de las Secretarías de Rectorado que elaboran Proyectos de Resolución; puesta a disposición de los enlaces de los manuales de los distintos módulos del sistema (Gestión y Digesto) y puesta a disposición de la versión de pruebas del sistema con el fin de conocer el sistema y sus funcionalidades.

La Resolución R/9 N° 148/2021 implementa el sistema SUDOCU a partir del 1° de Junio de 2021 en el ámbito de la UNPSJB, de manera gradual ya que deberá garantizarse el acompañamiento y la coordinación de las tareas de capacitación de todo el personal de la UNPSJB y la transición ordenada entre la gestión de la documentación que se lleva actualmente por COMDOCII y su registro en el nuevo sistema SUDOCU.

Dicha Resolución también formaliza la constitución del equipo central de implementación del Sistema con la integración de la Tec. Brígida Cariman de la Dirección Gral. de Despacho; la APU Marcela Hidalgo como Referente Técnica, al Lic. Marcelo Muñoz y al Lic. Marcelo Azcurra con tareas de Asesoría y Apoyo Técnico: estos tres agentes de la Dirección de Informática.

Por último, el Director Gral. de Planeamiento Ing° Norman Baztán expresó que todas las acciones desarrolladas van en el sentido de la transformación digital que está operando en todas las organizaciones y son congruentes con lo que se denomina gobernanza digital como horizonte deseado, tal como lo expresan los considerandos de la reciente Resolución del Consejo Superior N° 018/21 “Gobierno Abierto, acceso a la información pública y transparencia de la UNPSJB”